Microsoft Excel

Microsoft Excel 

En esta unidad aprendí al manejo básico como avanzado de Excel ya que yo solo manejaba lo básico de este programa: Como por ejemplo las operaciones y formulas básicas de suma, resta, porcentajes, etc.

En este curso aprendí a las formulas mas complejas como IVA y cuentas personalizadas. También a utilizar las herramientas para editar gráficos.

Esto favoreció mi aprendizaje en cada temática aprendiendo algo nuevo haciendo mi nivel de manejo de este programa mucho mejor.

A continuación  explicare temas seleccionados vistos en este curso, de manera resumida y clara posible.

CONOCER CONCEPTOS BÁSICOS DE EXCEL.

Excel es una hoja electrónica, llamada también hoja de calculo la cual permite trabajar todo lo relacionado a procesos numéricos y creación de gráficos estadísticos, se utiliza en diferentes campos laborales como

contabilidad

inventarios 

controles de compras y ventas

facturación 

lista de productos.

PARTES DE LA VENTANA DE EXCEL

Ventana de Excel.

Una vez que hayamos decidido crear un nuevo libro en blanco o que hayamos abierto algún libro existente se mostrará la ventana principal de Excel. Es importante conocer las partes que la integran ya que pasaremos la mayoría del tiempo utilizando cada una de sus partes.

1- En la esquina superior izquierda se encuentra la barra de herramientas de acceso rápido que nos permite colocar los comandos que deseamos tener siempre disponibles en dicha área. De manera predeterminada tenemos el botón Guardar y los comandos Hacer y Deshacer.

2- La cinta de opciones es precisamente donde se encuentran la gran mayoría de los comandos de Excel que nos ayudan a trabajar con la herramienta. Los comandos están organizados en fichas y de manera predeterminada Excel 2013 muestra 7 fichas: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. Al lado izquierdo de la ficha Inicio se encuentra el botón Archivo que nos llevará a la vista Backstage donde encontraremos los comandos necesarios para guardar, abrir o imprimir un libro así como algunos comandos adicionales.

3- Debajo de la cinta de opciones se encuentra la barra de fórmulas que es de suma importancia ya que nos permite ingresar y editar las fórmulas para realizar cálculos con los datos. Así mismo en esta área tenemos el cuadro de nombres que siempre muestra la dirección de la celda que está actualmente seleccionada.

4- El área de trabajo de una hoja está representada por columnas y filas. Las columnas están identificadas por letras y las filas por números y en esta área es donde colocamos nuestros datos. De manera predetermina Excel 2013 crea un libro con una sola hoja y cuyo nombre se puede encontrar en la etiqueta ubicada en la parte inferior izquierda del área de trabajo. Junto a dicha etiqueta se encuentra un botón con el símbolo + que nos permite crear nuevas hojas.

5- En la parte inferior de la ventana de Excel 2013 se encuentra la barra de estado donde la herramienta mostrará mensajes de importancia y en su extremo derecho encontramos los botones para cambiar la manera en la que visualizamos un libro así como el nivel de acercamiento de la hoja.

LAS FORMULAS MAS COMUNES DE EXCEL.

A continuación explicare las formulas mas utilizadas en este programa una de ellas ya las conocía, pero unas fueron parte de mi nuevo  aprendizaje.

Aquí puedo ver que la utilización des estas formulas son las necesarias en la rama de contabilidad lo cual es una de las grandes ventajas de este programa. 

 FORMULA  SUMA

Esta es una fórmula elemental que no puedes no conocer. Si no la has usado hasta ahora creo que ya puedes darte por satisfecho porque verás cómo te ahorra tiempo.

SUMA te permite, tal como su nombre lo indica, sumar un grupo de celdas, o incluso filas y columnas enteras!

=SUMA(A1:A10),  =SUMA(A:A),  =SUMA(A1:Z10)

FORMULA CONTAR

Esta fórmula te permite contar la cantidad de celdas en una selección que tienen números. Las celdas vacías o con texto son ignoradas. Muchas veces tenemos planillas con datos incompletos y se necesita contar solamente los datos y no el total de celdas. En esos casos sirve muchísimo!

=CONTAR(A1:B10), =CONTAR(A:A)

 FORMULA CONTARA

Similar a CONTAR pero cuenta no solamente las celdas con números sino todas las celdas no vacías (es decir, pueden contener también texto).

=CONTARA()

FORMULA CONTAR.SI

Esta fórmula permite contar elementos que cumplen un cierto criterio. Este criterio puede ser por ejemplo que las celdas sean iguales a un cierto valor, o que sean mayor/menos que un valor, o que sean iguales que algún texto, etc. Veamos algunos ejemplos:

Cuenta la cantidad de celdas con un número mayor que cero:

=CONTAR.SI(“A1:B10”, “>0”)

Cuenta la cantidad de celdas con la palabra “azul”:

=CONTAR.SI(“A1:B10”, “azul”)

 SI

Esta fórmula te permite tener un valor u otro en la celda dependiendo de una cierta condición. Las condiciones son similares a lo que se puede hacer con la fórmula CONTAR.SI. Por ejemplo, podemos tener las notas de un alumno en un listado, y si el promedio es mayor o menor que un cierto límite, podemos escribir “aprobado” o “reprobado” para el alumno:

=SI(A1 > 0, “VALOR POSITIVO”, “VALOR NEGATIVO”)

FORMULA BUSCARV

Permite buscar un valor específico en la primera columna de una tabla, y retornar el valor en la misma fila para otra columna diferente. Esto suena algo abstracto así que lo voy a ilustrar con un ejemplo.

Tenemos un listado con alumnos y sus notas en cada evaluación. Queremos obtener la nota que el alumno “PEDRO” obtuvo en la tercera evaluación, entonces utilizamos la siguiente fórmula:

=BUSCARV(“PEDRO”, A1:Z100, 10, FALSO)

Notar que el “FALSO” se ingresa para indicar que queremos una búsqueda exacta, es decir sólo queremos el valor para la entrada con índice PEDRO. Notas también que la primera columna que se cuenta es la primera, por eso la que buscamos (la tercera evaluación) es la columna número 4.

FORMULA  BUSCARH

Similar a BUSCARV pero utilizando la misma analogía en sentido horizontal. Es decir buscamos un valor en la primera celda de la tabla, y luego obtenemos el valor de la celda ubicada en la misma columna que nuestro índice, con el número de fila ingresado:

Ejemplo, tenemos las ventas de distintos productos, y queremos saber el total que se vendió para el producto “jabón” en el cuarto mes:

=BUSCARH(“JABON”, A1:C10, 4, FALSO)

El uso de “FALSO” es igual al caso anterior. La cuenta de las filas parte desde la fila con los encabezados, por lo que el tercer mes corresponde al índice 4.

FORMULA  SUMAR.SI, PROMEDIO SI

Estas funciones nos permiten realizar una suma o un promedio solamente para los valore que cumplen una condición.

Las condiciones que se pueden ingresar siguen el mismo formato que las condiciones utilizadas en CONTAR.SI y el SI.

=SUMAR.SI(A1:Z1, “>0”)

FORMULA CONCATENAR

Esta fórmula nos permite unir dos o más cadenas de texto en una sola celda. Por ejemplo tenemos una columna “nombres” y otra “apellidos”, y queremos crear una tercera columna llamada “nombre completo”. En este caso queremos unir el nombre con el apellido, y además poner un espacio entremedio. Se haría de la siguiente manera:

=CONCATENAR(“A1”, “ “, “B1”)

FORMULA ALEATORIO.ENTRE

Muchas veces se necesita llenar una tabla con números distintos de manera rápida, solamente para mostrar algo y nos pasamos un buen rato escribiendo número uno a uno y tratando de que sean distintos entre sí.

Bueno, ALEATORIO.ENTRE nos permitegenerar un número aleatorio en un rango que nosotros especificamos:

=ALEATORIO.ENTRE(100, 1000)

COMO INSERTAR UN GRÁFICO EN EXCEL.

1- Seleccionar los datos que quieres graficar.

Primero vas a seleccionar el rango de datos que quieres graficar, ‘sombreándolos’ con el ratón. Para este ejemplo voy a utilizar una tabla de datos que tiene sólo dos columnas: la que tiene los nombres de etiqueta (columna Grupo) y la que tiene los datos (columna Saldo).

Pueden ser más columnas; pero si son demasiadas el gráfico perderá en claridad.

2- Elegir el tipo de gráfico

Una vez que tienes seleccionados los datos y has verificado que todo esté correcto, vas a insertar el gráfico. Para encontrar la opción de insertar gráficos en Excel, debes seguir esta ruta:

* Pestaña Insertar

* Te diriges a la sección Gráficos y eliges el tipo de gráfico. Para mi caso, elegiré gráfico de Columnas.

* Selecciona el subtipo de gráfico. Como vamos a mantenerlo sencillo, seleccionaremos el subtipo 2-D Column (Columna en 2D)

3- Verificar que todo ha salido bien

Hasta aquí todo está listo. Ya casi has terminado. Lo único que tienes que hacer es revisar que tu gráfico haya quedado bien y no tenga ‘cosas raras’.

Como puedes ver en la imagen final, los nombres de los meses se han colocado en el eje horizontal, mientras que en el eje vertical se ha generado automáticamente un rango de datos, basándose en los datos de tu tabla.

Puedo enumerar algunas ventajas que Excel nos proporciona:

Es un programa de fácil manejo y muy potente para la realización de trabajos estadísticos, contables, presupuestos, Aplicaciones en matemática (teoremas, graficando funciones polinómicas, aproximación de raíces irracionales, hipótesis); comparaciones, estadísticas, encuestas, etc.

Almacenamiento de datos. Excel puede utilizar hojas para almacenar datos numéricos, etc.

Es un programa que permite la realización de cálculos exactos.

Excel puede insertar y/o eliminar celdas, filas y columnas, diferente si trabajamos manualmente, ya que tendríamos que realizar el trabajo casi completo nuevamente si necesitáramos una fila o una columna.
Excel da la posibilidad de presentar los datos de forma estética, usando varios tipos de letra, varios tipos de bordes.

Excel Puede sumar filas y columnas.

Permite una mayor y mejor compatibilidad para trabajar con tablas.

en resumen es un programa de mucha utilidad en varios ámbitos de nuestra vida tanto en la parte académica, laboral y profesional.

 nos facilita procesos matemáticos de contabilidad y estadísticos de la vida cotidiana.

TABLAS DINÁMICAS

Para mi una tabla dinámica sirve para resumir los datos que hay en una hoja de cálculo. Lo mejor de todo es que puedo cambiarla fácil y rápidamente para ver los datos de una manera diferente, haciendo de ésta una herramienta muy poderosa.

Por suerte, una tabla dinámica puede hacer todas las operaciones matemáticas al instante y resumir los datos de una manera que no sólo es fácil de leer sino también, de manipular. 

Para crear una tabla dinámica que responda a la pregunta, sigue estos pasos:  

Paso 1:
Selecciona la tabla o celdas (incluyendo los encabezados de columna) que contienen los datos que vas a utilizar.  
Hacer clic en el comando Tabla dinámica.
Seleccionar los datos a analizar

Paso 2:
En la ficha Insertar, haz clic en el comando Tabla dinámica.

Paso 3:
Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Asegúrate de que la configuración sea correcta y haz clic en Aceptar.  

Paso 4:
Una tabla dinámica en blanco aparecerá al lado izquierdo y la lista de campos, al derecho.

COMO CREAR UNA MACRO AUTOMÁTICA

 Crear macro automática

en clase aprendimos a como crear una macro con la grabadora que abra el libro de precipitaciones. 

Los pasos a seguir son:

1. Ir a la pestaña Vista, abrir el submenú Macro y elegir la opción Grabar macro... Aparece el diálogo de Grabar macro.

2. Escribir el nombre de la macro abrir_Precipitaciones y pulsar sobre Aceptar.

3. Abrir el libro de Precipitaciones como lo harías de forma normal: desde la pestaña Archivo > Abrir y seleccionando el archivo Precipitaciones.

Cuando esté abierto el libro de precipitaciones parar la grabación de la macro presionando sobre el botón Parar de la barra de estado, o accediendo al menú Macros y seleccionando Detener grabación.

Cierra el libro Precipitaciones, ya no nos hace falta.

Ejecutar macros.

Para ejecutar una macro debemos:

1. Ir a la pestaña Vista.
2. Hacer clic en el botón Macros.
3. Seleccionar la macro a ejecutar y pulsar Ejecutar.o Ver macros.

HIPERVINCULOS 

A veces cuando estamos presentando un informe digital y completo nos es necesario tener hipervínculos que nos vincule con páginas web por Internet, o tal vez con otros documentos que están en la misma computadora incluso con vínculos a documentos que están en la red.

Generalmente presentamos informes digitales en  Word  Excel  pues en ambos si es posible hacer este tipo de hipervínculos fácilmente, es por eso que ahora explicare la manera mas rápida y fácil para colocar un hipervínculo con los pasos que te presentamos a continuación.

Visita mi web: http://mispasosporlaofirmatica.blogspot.com/

Hacemos clic en la celda donde está el texto que queramos que sea nuestro hipervínculo y le hacemos clic derecho después nos saldrá un menú le hacemos clic en Hipervínculo  como muestra en la siguiente imagen:

Después de hacer clic nos saldrá una ventana escogemos el documento que queramos y luego hacemos clic en aceptar como muestra en la siguiente imagen.